10 sfaturi pentru organizarea unui eveniment caritabil

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (14)

Sâmbătă, a fost Gallery Sale. Departe de a fi perfect, dar cu siguranță a fost o reușită. Dacă vreți și voi să organizați un eveniment caritabil (și vă recomand să o faceți), aveți mai jos câteva sfaturi:

1. Cunoaște cauza

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (8)

Noi am făcut evenimentul pentru a ajuta copii nevăzători și copii cu autism de la Proiectul Viziunea Nevăzătorilor. Am mers la ei, ne-am jucat, i-am cunoscut pe fiecare în parte. Am învățat că lui Sebi îi place să se joace de-a vânătoarea, iar Cristina iubește să cânte la pian. Alexandru și Naomi zâmbesc neîncetat și Radu cunoaște toate mărcile de mașini.

2. Amintește-le tuturor despre cauză

gallery-sale-60

Ne-am asigurat că toți cei care au venit la Gallery Sale au aflat mai multe despre această cauză. Nu am vrut doar să strângem bani, ci să și promovăm povestea copiilor. Am pregătit o prezentare, am proiectat-o și am vorbit despre asta. Am spamat de-a dreptul oamenii cu informații despre copiii pe care îi ajutăm. Mai mult, pe fiecare etichetă de produs scria „Cumpărând acest produs ai ajutat la construcția unei camere senzoriale pentru Proiectul Viziunea Nevăzătorilor”.

3. Imaginea vinde

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (5)

Am investit mult timp în a crea o identitate vizuală evenimentului. Au fost afișe, poze, etichete și indicatoare, toate cu o imagine unitară. Ca să-i convingi pe oameni să promoveze evenimentul, trebuie să le creezi uneltele necesare. Cea mai de succes postare a fost un fel de infographic în care se explicau cele 3 modalități prin care te poți implica în eveniment. A avut aproape 100 de share-uri.

4. Promovează evenimentul

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (7)

Comunicate de presă, social media, bloguri, afișe și, cel mai important, vorbele tale. Nu te aștepta ca lumea să apară doar pentru că e un eveniment cool.  Noi am dat telefoane, am scris SMS-uri, mailuri și mesaje pe Facebook să invităm personal prietenii la eveniment. Mai mult, am mers la întâlnirile săptămânale ale unor ONG-uri pentru a le spune despre proiect și a-i convinge că merită într-adevăr să se implice. Iar la final, imediat după ce târgul s-a închis, am trimis comunicatele de presă în care informam pe toți cu privire la suma strânsă: 5.384,25 lei.

5. Ține-i pe toți la curent cu noutățile

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (4)

Am făcut o tăbliță pe care scria cu cretă „Până acum, s-au donat …. lei”. O actualizam constant. De fiecare dată când depășeam o sumă rotundă, sunam clopoțelul. La propriu îl sunam! Adică ne plimbam cu tăblița prin galerie clincănind din clopoțel, pentru a ști toți că am mai trecut o piatră de hotar. În plus, pe pagina de Facebook s-au postat mereu noutățile: poze de la amenajare, anunțul cu reduceri,  momentul când am depășit 5000 lei.

6. Asigură transparența

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (2)

Nu vrei ca lumea să creadă că vei pleca la un „all inclusive” în Turcia cu banii strânși. Așadar, informează publicul că banii au fost într-adevăr donați. Pe la ora 23:00, în ziua evenimentului, am scris chitanța de donație. Am postat-o pe pagină, pentru a vedea toți că „e pe bune”.

7. Găsește parteneri

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (13)

E greu să faci totul singur. E vorba aceea: „the more the merrier”… Framm’s ne-a ajutat cu locația și cu un stand propriu, asociațiile Rotary Novem, Lions și Leo Alba Iulia au avut și ele propriile standuri, Vertical ne-a pregătit materialele printate, Ping și Pong au oferit picturi pe față gratuite tuturor copiilor, iar presa (Unirea, Alba TV, Pro Alba, Alba 100%, Alba24, Radio Unirea și Monitorul) ne-au publicat știrile. Bugetul pentru organizarea evenimentului: 0 lei!

8. Adaugă puțin stil 

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (1)

Dacă lumea tot a venit până la eveniment să doneze, crează-le o atmosferă plăcută. Ralu a venit cu o super idee să aranjăm toate hăinuțele pe umerașe, iar umerașele pe scaune suspendate pe pereți. Accesoriile au șezut pe băncuțe din lemn vechi, iar în fundul galeriei stăteau elegante obiecte atârnate pe fir transparent. Nu a fost un bâlci, a fost o vânzare cu stil!

9. Organizează-te

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (11)

Peste 800 de produse. Pe numărate! Toate au fost inventariate și etichetate. Vineri noaptea am închis galeria, după ora 02:00, ca să ajungem să le aranjăm pe toate. Prețuri mici, pentru toate buzunarele. Pentru că am vrut să oferim oricui șansa să facă o faptă bună. Atunci când cineva cumpăra, suma și produsul se treceau într-un tabel, pentru a ști apoi ce marfă mai avem și fiecare donație câți bani ne-a adus.

10. Mulțumește

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (3)

Fiecărui cumpărător i se spunea la plecare „Mulțumim pentru donație”. Mai mult, cei de la Proiectul Viziunea Nevăzătorilor au adus fructe, eclere și găluște cu prune, oferite gratuit tuturor voluntarilor și vizitatorilor. Am pregătit și diplome pentru Top 20 contribuabili, iar în comunicările post-eveniment am avut grijă să amintim și de ei.

11. (BONUS!) Ai încredere în tine și în echipă

sfaturi organizare eveniment caritabil casuta cu zambete (6)

E poate cel mai greu sfat. Pentru că te vei lovi de multă muncă și de mulți care îți vor spune „Ești nebun(ă)” sau „N-ai cum să strângi bani din vechituri” sau „Dacă n-ai un nume, nu-ți vine nimeni!”. Te mai gândești că e și voluntar, deci tu nu câștigi nimic material din asta. Apoi vor fi evenimente neprevăzute, când îți vine să renunți la tot proiectul. Noi ne-am demotivat de exemplu când reprezentanți din media locală au publicat știrea „după ureche”: unii au zis că vom construi o cameră „extrasenzorială”, iar alții că proiectul aparține de fapt unui anumit ONG din oraș (care erau într-adevăr implicați, dar departe de a fi ei organizatori).

 

În încheiere, vă mai spun că e greu dar e ușor. Cu ambiție însă, orice este posibil. Mai avem de strâns 8700 Euro pentru Camera senzorială, dar nu ne dăm bătuți până nu reușim. Pe „Căsuța cu zâmbete” veți putea fi la curent cu viitoarele evenimente pe care le vom organiza pentru această cauză.

Pinterest

2 thoughts on “10 sfaturi pentru organizarea unui eveniment caritabil

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

1 × 2 =